Espaço para registrar ações, fatos, escolhas e decisões do cotidiano, que, para serem compreendidas, dependem da leitura que se faz e do contexto em que se vive, na Biblioteconomia, na Arquivologia, na natureza, na família e no dia a dia.
quinta-feira, 28 de março de 2024
Os arquivos pessoais e o leão do IR
sábado, 11 de fevereiro de 2023
Minhas andanças me levam longe
Dentre inúmeras empresas e instituições para as quais elaborei a tabela de temporalidade documental pela Mrh Arquivos, cujo número já passou de duas centenas, eis que agora estou conhecendo todas as unidades da Polícia Militar do Ceará, para construção desse instrumento arquivistico.
Estou sendo acompanhada pela Tenente Simone, que agenda as visitas/entrevistas e vai abrindo os caminhos para a realização desse feito. A Tenente é responsável pelo Núcleo de Arquivo e Memorial Histórico, além de fazer parte da Comissão Permanente para Avaliação de Documentos de Arquivo-CPADA, da PMCE.
sexta-feira, 31 de dezembro de 2021
A Pandemia e o legado arquivístico
Já imaginaram o volume de documentos e informações que a pandemia gerou e vem gerando até hoje? São milhares de documentos físicos e digitais, com valores administrativos, fiscais, legais, técnicos, históricos e sobretudo, científicos. Sabemos que as pesquisas não se encerrarão, ainda falta muito a ser descoberto, até porque surgem novas variantes e situações diferentes do vírus a cada tempo, a busca pela verdade continua, é incessante.
Cientistas, médicos, instituições de pesquisa e saúde, farmacêuticas, laboratórios estão mobilizados para essa busca e o resultado aparece nos registros documentais, os quais farão parte do arquivo permanente de cada uma dessas entidades produtoras. É como sempre acontece, cada contribuição vai dando margem para novas descobertas, tanto a partir de confirmações como de refutações. Dessa forma o conhecimento avança e ficamos cada vez mais próximos de um resultado seguro e positivo.
Muitos dados isolados ainda serão trabalhados para que sejam transformados em informação e conhecimento. Se há ainda controvérsias a respeito é exatamente porque a coisa ainda está em curso, ainda é novidade, e por isso está sujeita a alterações de posicionamentos, mas tudo em prol de confirmações e verdades. E é nesse ponto que observamos o método científico, contando com o empirismo de Bacon, o racionalismo de Descartes e o falseamento de Popper.
E como os documentos arquivísticos são o resultado das atividades das pessoas e instituicões de forma cumulativa, teremos todo esse legado carregado dos valores citados acima, para contar a história e avançar na Ciência.
Não é a primeira pandemia do planeta, outras cinco grandes pandemias assolaram a humanidade, peste bubônica, cólera, gripe espanhola, gripe suína, varíola, que causaram muitas mortes.
Que este segundo ano pandêmico seja o início do fim, para que possamos viver e contemplar a vida com saúde.
Saúde e paz para todos!
domingo, 28 de novembro de 2021
A "Poeira dos arquivos" citada por Euclides da Cunha
"A poeira dos arquivos de que muita gente fala sem nunca a ter visto ou sentido, surgindo tenuíssima de páginas que se esfarelam ainda quando delicadamente folheadas, esta poeira clássica — adjetivemos com firmeza — que cai sobre tenazes investigadores ao investirem contra as longas veredas do passado, levanto-a diariamente. E não tem sido improfícuo o esforço.“ (Euclides da Cunha, 21 de agosto de 1897, Canudos: diário de uma expedição)
domingo, 26 de setembro de 2021
A Pontuação dos arquivos
Já sabemos que arquivos são pontuais em solucionar questões. Arquivos são provas documentais que podem se referir a uma contratação, um fechamento de negócio, um pagamento efetuado, um acontecimento, um crédito liberado, um compromisso assumido ou quaisquer fatos que ocorram em função do desenvolvimento de atividades e funções de uma pessoa, empresa, instituição ou governo. Com isso, concluímos que arquivos pontuam de forma positiva, pois elucidam e comprovam fatos, além de corroborar com a história.
Além desses dois aspectos de pontuação, neste post quero utilizar os sinais de pontuação da nossa gramática, para fazer um paralelo com os arquivos. É uma forma lúdica de considerá-los, envolvendo a teoria arquivística.
- exclamação, porque os sentimentos de surpresa, admiração, ordem, espanto, susto do dia a dia, dependem do contexto, tal como ocorre com os documentos de arquivos. Organicidade: "Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora" (AN, 2005, p. 127);
- interrogação, porque sempre estamos pesquisando, buscando algo, perguntando, tirando dúvidas em relação à informação arquivística desejada. Indexação: "Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação" (AN, 2005, p. 107);
- ponto final: porque da mesma forma que se encerra uma frase em um texto, se encerra um fundo arquivístico. Fundo fechado: "Fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade" (AN, 2005, p. 98);
- reticências, porque os arquivos se perpetuam junto às gerações vindouras. Arquivo permanente: "Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor" (AN, p. 34);
- dois pontos, porque temos sempre algo a especificar em um fundo arquivístico. Descrição: "Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa" (AN, 2005, p. 67);
- ponto e vírgula e vírgula, porque sempre tem algum documento de arquivo que pode complementar o outro. Apenso: "Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo" (AN, 2005, p. 24);
- aspas e travessão, porque é dos arquivos que afloram os recortes, os fatos, as falas, que precisam de aspas para garantir a autoria e travessão para "ouví-las", garantindo, assim, a procedência da fonte. Proveniência: "Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de arquivo" (AN, 2005, p. 140);
- parênteses, porque sempre precisamos explicar algo de forma mais detalhada, tal como ocorre nos arquivos, que contribuem fazendo aditamento a um documento para esclarecimentos. Aditamento: "Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo" (AN, 2005, p. 21).
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Publicações Técnicas, 51. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 26 set. 2021.
domingo, 29 de agosto de 2021
Documento eletrônico e documento digital, afinal, qual é a diferença?
Documento eletrônico e documento digital, já fez confusão com esses dois conceitos? É normal, por vezes passam despercebidos e achamos se tratarem da mesma coisa. Consultando o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, podemos esclarecer a respeito.
Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
terça-feira, 9 de junho de 2020
A Unicidade do documento arquivistico
Uma das características mais fortes e peculiares do documento arquivistico é a unicidade, ou seja, cada documento de arquivo é único dentro do contexto de sua produção: “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Essa característica fala muito da Arquivística, porque remete ao desenvolvimento das atividades da entidade.
Uma atividade nunca se repete de forma igual, mesmo sendo a mesma, ela é executada em momentos diferentes, sob diferentes condições e com dados específicos. É ela que leva o documento arquivístico a ter essa característica.
E hoje, Dia Internacional dos Arquivos, nada mais justo que ressaltar essa característica, principalmente agora nesse período de pandemia, haja vista todo o legado de registros documentais que ficará para a posteridade.
Leis, resoluções, orçamentos extras, protocolos sanitários, estratégias de vendas, mudanças de missão, planos de ação, e tantos outros documentos governamentais e empresariais elaborados para conter a pandemia, manter as empresas em funcionamento, abrir e retomar atividades, etc.
Esses registros estão nos mais diferentes suportes, sejam eletrônicos, físicos, imagéticos, e representam cada ação e decisão única, registrada e documentada em documento único, em documento arquivístico.
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BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto, princípios e rumos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2002.
sábado, 9 de junho de 2018
Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
- Que espécie de documento é esse?
- Qual é a sua tipologia?
- Qual é a sua finalidade?
- A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
- Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
- Quantas vias tem esse documento?
- O documento é físico ou eletrônico?
- Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)?
- Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente?
- Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
- Qual é a sua destinação depois desses prazos?
- Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
- Qual o valor que se reveste esse documento?
Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!
domingo, 27 de agosto de 2017
Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, todo cuidado é pouco!
- lavar as mãos no início e ao final do trabalho, pois, frequentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.
- não manusear os documentos com as mãos molhadas ou úmidas, para não causar o mofo no papel.
- folhear os documentos sem amassá-los ou dobrá-los.
- ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos, manuseá-los sobre uma mesa.
- não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
- não dobrar os documentos, o local que recebe a dobra, resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
- evitar o abuso de uso de clipes em contato direto com o papel, proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área.
- não aplicar fitas adesivas sobre os documentos. A cola perde a aderência resultando em uma mancha escura de difícil remoção, atraindo insetos e roedores, além de adulterar a integridade do documento.
- usar fotocópia somente se necessário, o uso em demasia é prejudicial para a preservação do papel.
- as máquinas copiadoras operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causando danos tanto ao papel, como à tinta do documento original, além do manuseio inadequado na operação, que pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos e danificá-los.
sexta-feira, 9 de junho de 2017
Atualidade e posteridade
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.
Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.
Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações, operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.
terça-feira, 18 de outubro de 2016
VII CNA: Oficina Digitalização arquivística de documentos
Importante esse realce, porque as empresas têm contratado serviços de digitalização sem a condição do cumprimento total desses itens, pois, cada um deles depende inconteste do outro, para que o resultado esteja em níveis aceitáveis da Arquivologia.
domingo, 29 de maio de 2016
Preservação e conservação de documentos
É importante atentar para os fatores de degradação do papel, eles atuam de dentro para fora (intrínsecos) e de fora para dentro (extrínsecos). Incluem-se no primeiro grupo aqueles ligados diretamente aos elementos que compõem o papel, tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados e partículas metálicas. Já o segundo grupo, referem-se aos agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluentes atmosféricos, microrganismos, insetos e roedores.
Destacamos, também, a responsabilidade daqueles que trabalham com documentos:
- Os documentos registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e dos seus acionistas.
- Os documentos registram operações, ações, projetos, negócios, pagamentos, espaços, bens, compromissos, etc., por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental, principalmente em juízo.
- A falta de um documento para servir de prova documental, compromete os interesses da empresa e dos cidadãos, podendo causar prejuízos incalculáveis.
- O cuidado com o manuseio, com a guarda e o alerta constante em relação ao seu estado de conservação são fundamentais para evitar esses prejuízos.
- Nós que trabalhamos com documentos devemos primar pela preservação e conservação, somos todos responsáveis em mantê-los íntegros em guarda.
- Qualquer indício/vestígio de pó, umidade, sujicidade, manchas, amarelecimento ou outro tipo de manifestação de agentes físicos e biológicos, devem ser comunicados ao responsável para as providências cabíveis. A passividade em relação a essas manifestações faz de nós responsável direto em relação à deterioração do documento.
- Trabalhar com documento é coisa série, exige muito cuidado, zelo e responsabilidade, estamos lidando com a vida de pessoas e de empresas.